スタッフのエネルギー消耗を少なくすることが経費削減にも繋がる！
一人ひとりの仕事量が多い企業では、当然ながら各スタッフが消耗するエネルギーも多くなります。その中には無駄なエネルギー消費も存在しており、その結果作業効率を悪くしてしまっている現状も否定できません。
スタッフがより少ないエネルギーで同じ業務効果を感じることができれば、日常的に感じるストレスも減ることは確実です。
今回は、各スタッフのエネルギー消費を可能な限り少なくし、経費節減にも繋がるような工夫について、いくつかのパターン別に解説していきます。
オフィス内でスタッフのエネルギー消費を少なくする方法
まずは、オフィス内で出来るエネルギー消耗を少なくする行動についてです。オフィスでは職性の異なるスタッフが一緒に仕事をしている場合も多く、一日中オフィス内にいるスタッフや、日中はほとんどオフィスにいないスタッフもいます。
このようにスタッフ間でも行動パターンが異なる状況下では、当然消耗するエネルギーも異なってくるはずです。このような状況で、オフィス内におけるエネルギー消耗を少なくする改善策を見てみましょう。
フリーアドレスオフィスを導入して無駄な備品を徹底削減！
営業スタッフなど外回りが多いスタッフの場合、基本的にいつ帰社するかも分からず、場合によっては直帰というパターンも珍しくありません。言い換えればオフィス内で空席になっている固定席が日常的に存在することになります。
固定席はパソコンや備品などが常に保管されている状態が続きますので、複数スタッフで空席の時間が続けばデスクトップパソコンや備品が長時間遊んでしまう状況を招きます。
このような状態を解消する意外な方法が、フリーアドレスオフィスです。営業のような特定部門にて、パソコンなどはモバイルを活用させてオフィス備品は共通にすれば、帰社時にはどのスペースに座っても事務作業が可能になり、大幅に事務消耗品費が削減できるのです。
どうしても固定座席が必要な場合は回転棚を島で共有
フルーアドレスオフィスを導入すれば、デスクの新規購入費がなくなりますので、会社の新規立ち上げ時には効果も高い傾向にあります。しかし、部門の職性上、固定座席が望ましい場合（人事や財務など）もあります。フリーアドレスオフィスが適さないこともある訳です。
そんな場合でも、ちょっとした工夫によって備品などが共有できるようになります。それが「回転棚」です。回転棚は、普通の棚と異なり全面に収納できるようになっており、クルクルと面を回転することができます。
例えばデスクが４つある島であれば、そのまん中に回転棚を置いて文具や頻繁に使う書類などを収納して事務作業の効率化を進めることができます。書類を探しに棚に行く時間が減り、結果的に残業を含めた人件費の削減がスムーズに達成されやすくなります。
物流業務に携わるスタッフのエネルギー消耗を少なくする方法
小規模な企業の場合、オフィス業務や物流の出荷業務などをスタッフが包括的に進めていることも多いです。このような業務形態にすることで、地道に経費削減を進めています。
しかし、オフィスと物流の現場は近い立地であっても、一定の移動時間を伴うケースが多いでしょう。このような移動時間が人件費の無駄遣いになっていることも否めません。ここでは、物流に関わるスタッフのエネルギー消耗を少なくする行動改善ケースを見てみます。
ピッキング指示や各種の指示書を現場にて直接発行させる
一般的に物流機能は倉庫での作業になりますが、オフィスにいるスタッフもピッキングの指示やその他の指示書を随時提供しなければなりません。
しかし、既に述べたようにオフィスと倉庫などに一定の距離があると、指示書の提供は予想以上にエネルギーを消耗する行動になる場合もあります。
その場合、これらの指示書を直接渡さずに、現場にあるパソコンを介して指示を出すという手段もあります。指示書の発行については販売在庫システムなどと連携していることが多いので、物流スタッフに定時のルーチンワークとして指示書打ち出しをさせれば問題ありません。
オフィススタッフが倉庫へ移動する時間を減らすことができれば、労働時間もさらに有効に活用できます。
社内無線LANやIP電話を常時携帯して社内どこからでも通信
どの部門でも、担当スタッフがいない時に限って仕事の問い合わせが来ることもあります。特に倉庫などではすぐに連絡が取れないことも多く、他のスタッフが探しに行く時間が発生してしまいます。
この場合、社内無線LANを構築することやIP電話をスタッフに持たせることで、随時連絡を取れる状態にすることができます。これにより、人件費を有効活用できるようになります。
特に顧客からの連絡については、すぐに担当者に繋がることで会社へのイメージが良くなり、経費削減以外にも売上維持やアップのメリットが得られる可能性もあります。
出張時にスタッフのエネルギー消耗を少なくする方法
企業によってはスタッフが出張する機会が多いこともありますよね。また、企業ごとに様々な決めごともあるでしょう。特に出張に掛かる経費については、会社も厳しく管理する傾向にあり、その処理に関して無駄なエネルギーを消耗させているケースが多いです。
どうせ同じ経費を使うのであれば、少しでも出張に掛かる事務をスマートにしたいものです。ここでは、出張処理に掛かる行動をシンプルにして、事務費の削減を進める流れをチェックしましょう。
すべての経費を会社名義のクレジットカードで決済させる
出張において一番面倒なのは、決済の場面です。出張によっては資金を前渡してもらったり、自費で出費したりするケースもあるでしょう。
このように資金の出所が複数あると精算に掛かる事務も面倒で、本来の業務時間を割いてまで進めなければならない事態を招きます。こうした時間の無駄を無くすには、会社名義のクレジットカードで決済させる方法がベストです。
クレジットで決済すればクレジット売上票が発行されますが、会社名義のカードであればそのまま領収書として使うことが可能です。そうすれば精算書も実に簡単で、資金を返してもらうといった処理も必要なくなります。
とりあえず会社名義のクレジットカード売上票を取っておき、会計担当者に渡すというシンプルさが、出張者の人件費削減に繋がるでしょう。
クラウド上にて出張の報告書を作成させて保管する
さらに、出張者がエネルギーを使う作業が出張の報告書作成です。会社の経費で出張に行っている以上は、出さないという訳にいきません。
しかし、提出方式を現状から改めることはできます。それが、ネットクラウド上での報告方式です。出張報告は報告書作成のためにコピー用紙で打ち出す作業もあり、報告書を見るだけなのに相当な無駄が出ています。
そこでパソコンでの報告書作成はそのままに、報告書をクラウド上に保存させて閲覧することで、報告行為の代わりとすることもできるのです。報告書を打ち出せば保管場所のスペースを割かなければなりません。将来的に廃棄物も増え、管理費削減とは真逆の行為になってしまいます。
福利厚生でスタッフのエネルギー消費を少なくすることも可能！
最後に、スタッフのエネルギーを意外な形で消耗させている項目についてです。それが、いわゆる会社が提供する「福利厚生」です。会社によって福利厚生の内容は大きく異なりますが、スタッフとしては満足度が低い福利厚生があるかもしれません。
コーヒーメーカーなどを廃止してポットを複数活用する
例えば、オフィスなどで導入されていることが多い大型のコーヒーメーカー。
スタッフの中にはコーヒーを一日何杯も飲む人と、全く飲まない人に分かれていることも少なくないのではないでしょうか？それでいて、定期的な水の補充などはスタッフが全員で行わなければなりませんし、福利厚生としては満足度の低い、あるいはスタッフによって満足度に大きな差があるケースも多いです。
コーヒーメーカーは業者契約であるため、毎月固定使用料が掛かかります。そのため、飲まないスタッフが多いと無駄な出費になってしまいます。
その場合は安い電気ポットを購入し、コーヒーやティーバッグなどの種類を充実させた方がリーズナブルです。
経費としてはそれほど節減効果が出ないかもしれませんが、スタッフ満足度は明らかにアップするでしょう。
賛同を得られにくい社員旅行やイベント活動を削減する
近年、特に賛同が得られにくくなった福利厚生の1つと言えば、社員旅行や宴会などのイベントではないでしょうか？お酒が飲めるスタッフとそうでないスタッフもいますよね。
お酒を飲まないスタッフにとっては、苦痛な仕事と感じることも多いのです。お酒好きの経営者や上司はこの現実に気付きにくく、素晴らしい福利厚生だと思い込んでいる方も多いです。
現在は、プライベートを優先させる人材が多い傾向にあります。ストレスを助長する社員旅行であれば思い切って取りやめて、別の福利厚生かスタッフへの報酬に変えてください。
モノは使いようと申しますが、福利厚生でスタッフがストレスを溜めるようでは、無駄遣い以外の何物でもありません。
