書類

企業では毎日のように数多くの紙を消費しており、これをスキャンでデータ化することによって、紙自体のコストだけではなく人件費のコスト削減にもなります。

一昔前でしたら、書類あってのビジネスとされていましたが、インターネットが完全に普及し、資源の大切さが叫ばれている現在、書類のデータ化やクラウド化はもはや当たり前のこととなっています。

そこで今回は、各種書類のデータ化やクラウド化により、どの程度のスペースが確保でき、人件費と紙自体でどれだけのコストが削減出来るのか考えていきます。少しでもコストを抑え、より効率的に業務を進めたいと考える企業に是非とも読んでいただきたい内容です。

書類のデータ化、クラウド化でコスト削減出来る

コピー機

書類のデータ化やクラウド化というのは、簡単に言ってしまえば紙で出来た書類をスキャンし、それをパソコンやクラウド上で保管することです。請求書や見積書、企画書など、従来は紙で作成するのが当たり前だったのですが、現在ではインターネットを使ってのやり取りが増えてきていることから、どんどんデータ化されています。

データ化することで、編集や加筆などをパソコン上で簡単に操作可能になり、間違ってデータを破棄してしまわない限り、半永久的に保管することが出来ます。書類ですと時間が経過することで劣化が進み、最終的には書類としての意味を持たなくなることもあります。

取引先とのやり取りもインターネット環境があれば、どこでも出来るためとても便利です。このことから書類のデータ化やクライド化は、現代ビジネスにおいて必要不可欠な保管方法なのです。そして、企業にとって永遠の課題でもある様々なコスト削減に繋がるのです。

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スペースのコスト削減

書類ボックス

書類のデータ化によるメリットの中で、目に見えて実感出来るのがスペースのコスト削減です。紙の書類ですと、それを保管しておくためにキャビネットを設置する必要があり、企業の規模が大きくなればなくほど、設置数も莫大な量になります。

場合によっては、貸倉庫やレンタルスペースを借りることもあるかと思います。起業したばかりで今現在書類の数が少なかったとしても、長年経営を続けていれば、いつの日か保管スペースの不足で悩むことが出てくることでしょう。だからこそ書類のデータ化で、スペースのコスト削減が必須となります。

具体的なスペース費削減効果

実際に書類をデータ化することによって、どの程度のスペース費削減効果があるのか見ていきます。例えばモノクロで作成された書類の場合、データ化によりCD1枚につき約10000ページ以上もの文章を記録することが可能です。

もちろん容量の大きな記録媒体でしたら、それ以上も記録も出来ます。10000ページの書類を保管するために一般的な5cmバインダーを使用しますと、最低でも30冊は用意しなければいけなく、場合によってはもっと必要になります。

さらにバインダーに保管された書類を保管するスペースとして、キャビネットを設置しなければいけなく、1メートル幅以上のタイプは必要です。バインダー30冊程度でしたらまだ十分に対処することが出来ますが、それがもっと増えてしまいますと、どんなに広いオフィススペースを持っていたとしても限界があります。

書類のデータ化を積極的に行ってきた企業の中には、月間で数百万円分ものスペース費用を削減出来たという事例もあります。

クライド化でパソコンスペースの削減

容量の大きなハードディスクを積んでいるパソコンであっても、そこに記録出来るデータ量には限りがあります。書類データだけではなく、画像や動画などの大容量データも一緒に保管するとなると、あっという間に容量が埋まってしまいます。

そこで利用するのがクライド化です。ビジネス向けのクライドサービスを提供している業者も多くあり、ハードディスクに保管する必要が無くなります。これによって、パソコンスペースの削減が可能となります。

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人件費のコスト削減

コスト削減

企業としてビジネスを展開するためには必ず人材が必要であり、あらゆるコストの中で最も割合が多いのがこの人件費です。「書類のデータ化と人件費って関係ないのでは?」と思われるかもしれませんが、実際には非常に大きな関係があります。

書類のデータ化は、人件費のコスト削減にも繋がることを知っておく必要があります。

具体的な人件費削減効果

企業で働く会社員がオフィスの中で様々な書類を探し、目的の書類を見つけ出すまでの時間は、1人あたり1日平均で10〜20分程度という調査結果があります。書類をスキャンしデータ化することによって、書類を探す手間が省け、1日平均10分程度の無駄な時間を減らすことが出来ます。

大人数の会社員を抱えている企業からしてみますと、これはかなりのコスト削減に繋がること間違いありません。例えば、1人の会社員を雇用するために人件費として1時間2,000円支払っていると仮定します。時給2,000円で1分あたり約33円となり、書類を探している10分間で330円の人件費がかかっていることになります。

そもそも書類を探すしている時間というのは、企業の利益には直結しないため、言うならば無駄な時間です。1日換算ですとたったの330円のコスト削減しかなりませんが、もし1ヶ月で20日間出社し仕事をしていると考えますと6,600円になります。

30人の社員を抱える企業でしたら、1ヶ月あたり198,000円にもなります。

さらに1年間に換算しますと、2,376,000円です。

このように考えますと、書類をデータ化しパソコンやクライドで保管しておくのは、企業にとって莫大なコスト削減に繋がることがわかります。

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紙自体のコスト削減

コピー用紙

最後にご紹介するのは紙自体のコスト削減で、書類として残しておくためには、その名の通り「書=紙」が必要です。この紙というのは1枚1枚で換算すれば非常に安い物ですが、それが集まれば相当の費用がかかってきます。

書類のデータ化は、書類に必要な紙自体も使用する必要が無くなるため、驚くほどのコスト削減を実感出来ること間違いありません。

具体的な紙自体の削減効果

メーカーや紙の質によって大きく異なりますが、オフィス用の紙でしたら、500枚で400〜500円程度の費用がかかります。つまり10000ページ(片面のみ使用)の書類を作成するために必要な紙の費用は、8,000〜10,000円ということになります。

両面使えば半額の費用で済みますが、コピーミスなどが発生することを考慮しますと、やはり6,000円前後は必要になるかと思います。データ化することで、紙自体の費用が一切必要無くなるため、上記費用がまるまる削減されます。

紙を1枚1円と換算し、社内全体で1日1000枚使用したとします。1ヶ月で20日間作業したとして、20,000円、1年では240,000円にもなります。

しかも書類化するためには、紙だけではなくインク代や印刷機代も必要になることから、データ化することはコスト削減効果が非常に高いことがわかります。

書類送付にかかるコスト削減効果

作成した書類を取引先などの送付する場合には、切手代や封筒代などの費用が必要ですが、データでしたらそのようなコストを全て削減出来ます。複数の取引先に対して書類を送るとなると、かなりの金額となります。

データ化された文書でしたら、一度社内に設置されているサーバーにアップロードし、その旨を電話や電子メールなどで伝えることで、どこにいる人でも、何人に対しても送付代金をかけることなく書類の内容を知ることが出来ます。また遠く離れた拠点で情報共有をすることが出来るようになれば、これまで高い交通費や宿泊費などを使って行なってきた出張回数が大幅に減少し、必要最小限のみとなります。

企業にとってコスト削減は、常につきまとう重要課題の一つです。出来ることから始めていき、純利益の大幅アップを目指していきましょう。また、ここでご紹介したコスト削減だけではなく、社員一人ひとりが出来る限りコスト削減を考え、それを実践することが大切です。残業を減らしたり、ガスや水道の利用を最小限にするなど、コスト削減に向けて個人がやれるべきことはたくさんあるのです。

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