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経済のグローバル化や多元化が進んでいる今の時代においては、ライバルは身近な企業だけになるとは限りません。つまり、日常における会社やそのオフィスにおける経費削減を進めていかなければ、収益性を圧迫して企業として生き残ることができなくなるわけです。

今回は、売上を長期的に上げにくい今の時代において各企業が安定した経営を進めるために、しっかりと継続的に続けていくべき経費削減の具体策を10つご紹介していきます。

節電だけでも大幅に経費節減につながる

air-conditioning

企業において最も経費が高いと言われるのが電気代です。つまり、日常的に使用する電気代を減らすことができれば、大幅な経費削減につながることが一般的だと言えます。

しかし、一言に節電と言ってもちょっとした工夫も必要で、ただ闇雲にスイッチを入れたり消したりすればよいという訳ではありません。ここでは電源を弄るよりも、家電を使いながら上手に長期的に経費節電できる節電術をご紹介しましょう。

会社やオフィスおける経費削減具体策その1〜空調温度設定

会社やオフィスには非常に空調が多く設置されていますが、大規模なところになると単独のエアコン家電ではなくて全館空調システムが導入されていることもあります。

通常において、エアコン家電はスイッチをオンにする際に使用電力がアップすることでも知られ、それが全館の空調システムになるとより著しい電力が消費されることになるでしょう。

よって、最も効率的な空調の使い方になると温度設定をマメに行うことになります。冷房では温度を1℃上げるごとに、暖房では温度を1℃下げるごとに消費電力が10%のマイナスになる高い経費削減効果があるのです。

会社やオフィスおける経費削減具体策その2〜照明のLED化

近年は照明も白熱球や蛍光灯などからLEDへの移行がかなり進んでおり、一般家庭はもちろん会社やオフィスでも導入が望ましくなっています。LEDは寿命について40000時間がストレスのない使用の目安とされますが、これは白熱球の1.3倍以上に達するほどなのです。

現在LEDの価格は白熱球の3倍ほどで購入できますし、コストパフォーマンス面でも十分に遜色のないものと判断できるでしょう。また、LEDは熱を発しない大きなメリットがあり、夏場におけるオフィスの温度上昇を大幅に抑えられます。

これにより、LED照明の導入は照明と空調を合わせて節電できる効果が期待できるでしょう。

人材を総合職化して人件費の効率消費を図る

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会社における非常に大きな固定費と言えば、やはり人件費ではないでしょうか?どの企業においても最も考慮するのは、決まった人件費の中でいかに人材を効率的に多くの労働に充てるかという点になります。

この場合に非常に重要なのは、人材を総合職化してあらゆる仕事をすべての人材でカバーするということに尽きるのです。もちろん、特定の人材でしか処理できない業務もありますが、その時点で余る労働力で他の業務の処理に対応できるならばすぐに実践すべきでしょう。

会社やオフィスおける経費削減具体策その3〜残業代減少

この人材の総合職化で具体的に何が達成されるのかというと、毎月の残業代が大きく減少するメリットが期待できます。この方法は特にオフィスと物流などが非常に近い場所にある場合に有効で、業務量に大きく波のある事務職と倉庫職では特にこの遣り繰りが重要となるでしょう。

シーズンによっては倉庫での作業が一気に増える場合もあり、オフィスの人材が労働力を提供することで本来発生するかもしれない残業代を抑えることができます。また、同時に倉庫の作業において消費される電力もカットできるメリットもあって一石二鳥なのです。

会社やオフィスおける経費削減具体策その4〜情報共有化

また、先述の残業代にも少し絡んできますが、一般的にスタッフ同士の業務における情報が共有化できていない場合は経費がかさんでいくことも考えられます。例えば書類ややりかけの仕事など、かつてのオフィスと言えば特定のスタッフがすべて担当の仕事を抱えていた時代もありました。

しかし、現在は休暇などをスタッフ間で効率的に調整するために業務情報の共有は必須となっています。特にお客から問い合わせがあった時など、書類を見つけられないとそれを探す分だけ余計な人件費が掛かってしまうのです。

さらに、このような状況はお客を待たせるなど余計な時間を使うことで信用をも失っていくでしょう。よって、この信用を取り戻すためにより多くの人件費が予想外に膨らむデメリットがあります。

毎日の印刷に掛かる費用を極力コストダウンする

業務用複合機

オフィスにおける長期的な無駄。それは毎日使っているコピーなどの作業にも大いに現れているのです。コピー機で使用される再生紙などはコストもピンキリで、同じ枚数を消費してもランニングコストが大きく異なるでしょう。

ここでは、気が付くと大きな無駄になっている印刷費用についての経費削減具体策をチェックしていきます。

会社やオフィスおける経費削減具体策その5〜裏紙縮小印刷

コピー機の長期使用は費用の最も安いタイプ紙を利用しつづけることが大前提ですが、使用枚数が変わらない限りは抜本的な費用削減効果は見込めません。

そのため、印刷には一度コピーに使った用紙の裏も再度活用することが求められます。これにより、1枚の紙で2つの業務に生かせるので、同じ枚数の紙使用でも業務量の増加にも同じ費用で対応できるのです。

また、文字を縮小しても把握できる内容であれば、1ページ分の印刷サイズを半分から4分の1に縮小してコピーするするとさらにより一層の経費削減が図れます。

会社やオフィスおける経費削減具体策その6〜ペーパレス化

それでも、長期的に見ていけばコピーに使用する紙の枚数を減らさなければ、まだまだ経費削減の必要性に迫られる時は遅かれ早かれやってくるはずです。コピー機の多くはリース契約でも印刷枚数を制限しているものも多く、それを超えると追加の料金が課される場合もあります。

そのため、コピー機を使用していく上での究極の経費削減は、紙を使わないこと【ペーパーレス】を徹底していくことにあります。資料もコピーで打ち出すことを前提としないで作成し、データとしてパソコンやタブレットなどで閲覧するなどを徹底すると紙を使わなくても仕事が進められるようになるでしょう。

備品の徹底整理は長期的に費用削減を促進

カレンダー

オフィスで意外にこまごまとした経費になるのが各種の備品になり、経費のかさむ会社ほどその管理が非常にずさんになりがちなのです。

実際に、会社としてオフィスにどの程度の備品が存在しているのかは多くの職場で把握しておらず、無駄な備品が多いこともあって余計な費用を使ってしまっていることも否めません。

ここでは、備品の取り扱いでの工夫によって費用削減を進める具体策をご紹介します。

会社やオフィスおける経費削減具体策その7〜備品在庫減少

会社の多くはオフィスの総務などで、文房具などをはじめとした備品在庫を管理しているはずです。しかし、考えてみますとこの在庫を持つだけでも費用が掛かり、消費しないまま抱えておくのは決して良い状況とは言えません。

毎年どの程度の備品を使うのか、使わない場合は在庫として無駄に持ちつづけていないかなどの分析が徹底されていない会社もあるほどです。

備品在庫の見直しを毎年進めるのは非常に重要で、特に消耗性の非常に少ないクリップなどのピン類やファイルやパンチ・ハサミなどの固定備品については在庫を減少させることで一定の経費削減が見込めます。

会社やオフィスおける経費削減具体策その8〜備品番号を振る

さらに、備品が増えすぎてどれほどの備品が存在しているのかが分からなくなる要因として、備品に明確な名前(番号)を振っていないことが挙げられます。スタッフの机の中を見てみると数多くの筆記具があり、使わないまま放置していることも少なくありません。

このような状態になったのは無駄な経費を使って備品を増やしたことに他ならず、各スタッフに必要最低限の筆記具を配置することができれば十分に経費を抑えることができます。

そのために筆記具を始めすべての備品に番号を振って管理を徹底すれば、無駄な備品を増やさせないための非常に有効な手段となりうるのです。

日常業務における通信に掛かる費用もかなり減らせる

デバイス

顧客との電話が日常業務となっている会社ですと、通信に掛かる費用は月間膨大な費用になることもあるでしょう。それが国内電話だけでなく、国際電話になればより多くの通信費を覚悟しなければなりません。

ここでは通常の通信手段を使わずに、通信費の経費削減をする具体策をチェックしていきます。

会社やオフィスおける経費削減具体策その9〜無料通話アプリ

国内電話になりますと、基本的に携帯電話回線を使っての通信は既に意味をなさなくなっています。

現在はスマホにおける無料通信アプリも充実していますので、通常の通信手段であればこれを利用することで事足るのです。

近年はスマホ本体もリーズナブルなものが多く、安いデータ通信プランを使えば大手キャリアよりも半分以下に維持費を減らせて経費削減が確実に実現できるでしょう。

会社やオフィスおける経費削減具体策その10〜IP電話

また、国際電話における通信も無料通信アプリが使われることも多いですが、国際間のものは法律上の規制が存在する場合もあるでしょう。この場合は、拠点同士の通信に関してはIPアドレスを用いたIP電話を使えば、固定費だけでその後の通話料が掛からなくなります。

特に物価の安い第三国に拠点がある場合は、現地でIP電話業者を探すことで導入費も抑えることができるので初期費用も経費削減が可能となるのです。

オフィスに掛かるコストとして、電気代もできるだけ削減しましょう!

家賃やメンテナンス費など、オフィスに掛かるコストはできるだけ削減したいものですが、アクセス性も考慮して最適な物件を選ぶようにしましょう。
また、オフィスで発生するコストとして気になるのは、電気代ですよね。電力会社の切り替えで、大幅に電気代を削減できたケースもあります。

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    (5)当社は、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に改善にいたします。
    2015年7月1日(制定)
    株式会社グッドフェローズ
    代表取締役 加藤 泰広

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