オフィスの消耗品コストを削減する方法とは？

オフィスの消耗品コストを削減する方法には、効果がわかりやすいものに、次の方法があります。

1.コピー用紙の裏紙を使う
2.プリンターのトナーを「リサイクル品」に変える
3.ボールペンは替え芯を利用する
4.緊急時には「100円ショップ」で間に合わせの消耗品を購入する
5.安い消耗品の購入先を知っておく
6.ペーパーレスに努める

今回は、このコスト削減方法を順番にご紹介していきますね。

(1)コピー用紙の裏紙を使う

オフィス用のA4コピー用紙は1枚あたり、安くて0.7円程度が一般的です。

この紙を1ヶ月あたり5,000枚使用したとすると、1ヶ月のコピー用紙代は、
0.7円/枚×5,000枚=3,500円となります。

コピー用紙の裏紙を使う、もしくはページを集約(4ページ分を1ページに印刷する)という方法を使えば、コストダウンにつながります。

これらを総合すると、工夫次第ではコピー用紙代を最大で87.5%も削減できるということになります。

金額でいうと、月に3,000円ですね。
裏紙を使うだけでも、月に1,750円のコストダウンができると考えると、1年で20,000円以上も経費を削減できますので、長い目で見れば大きな金額です。

(2)プリンターのトナーを「リサイクル品」に変える

プリンターのトナーは、純正のものを使用すると、定価1本あたり40,000円を超える値段のものも少なくありません。

一方、リサイクル式のトナーは、1本12,000円程度で購入できます。

プリンターの保証期間中に純正以外のトナーを使って故障すると、修理費用が有料になりますが、保証が切れている場合には純正のトナーを使っても、故障の場合は有償です。

このことより、保証期間が過ぎた場合には、プリンターのトナーを純正品からリサイクル品へと変えることがコストダウンになります。

例えば、純正品を1年間に10本購入する場合には、トナーの代金は1年で
40,000円/本×10本=400,000円になります。

これをリサイクル品(1本12,000円想定)に置き換えた場合、1年間のトナー代金は、
12,000円/本×10本=120,000円となりますので、
リサイクルトナーに変えると、1年間で400,000円−120,000円=280,000円ものコストダウンが可能です。

(3)ボールペンは替え芯を利用する

ボールペンは、会社の備品を使っていると、ついついインクが無くなると新品にすぐ交換してしまいますが、替え芯を利用すればコストを安く抑えられます。

ボールペンは新品1本80円程度ですが、替え芯だけだと40円程度です。

例えば、1年間に1人6本のボールペンを使用し、従業員数は200人の場合には、新しいボールペンに次々交換していくと、1年間のコストは以下の通りです。

80円/本×6本/人×200人=96,000円

ここで、替え芯を使う場合、もとのボールペンはあるとして計算すると、1年間のコストは、

40円/本×6本/人×200人=48,000円

ですので、1年間のコストが96,000円−48,000円=48,000円安くなります。

想像していたよりも大きな金額の削減になっているのではないでしょうか。
ここではボールペンを例に挙げて説明いたしましたが、修正テープなども同様です。

(4)緊急時には「100円ショップ」で間に合わせの消耗品を購入する

修正テープなど、緊急時に必要になると割高でも急いでいるとコンビニなどで購入してしまいがちですが、100円ショップは店舗数も多いため、緊急時には最寄りの100円ショップで購入するのがおすすめです。

例えば、箋はコンビニで購入すると200円くらいするものですが、100円ショップでは1つ108円ですので、200円-108円=92円のコストダウンになります。

備品を緊急で10個買うと920円も浮くことになりますので、何度も緊急で購入する機会があるのであれば、使わない手はありません。

(5)安い消耗品の購入先を知っておく

消耗品はネットでの大量購入ができる事務用品専門の業者に頼んでいるオフィスが多いと思いますが、必ずしもそういったサイトからの購入がいいということはありません。

例えば、ボールペンなどは1本あたり40円程度で購入できますが、100円ショップでは10本入りが売っています。
そうなると、100円ショップは1本10.8円ですので、1本あたり約30円のコストダウンができますね。

実は100円ショップの方が安いということを知らなくては、すべてまとめ買いの事務用品購入サイトのほうが安いと考えて無駄なお金を使うことになります。

本気でコストダウンしたいのであれば、どの事務用品がどの購入先がベストかを知っておく必要があります。

(6)ペーパーレスに努める

ペーパーレス化を成功させれば、コピー用紙の費用以外にも、カウンター代、もしくはトナー代を安くすることができます。

例えば、カラーコピーではカウンター代に1枚あたり35円ほど必要で、さらに紙代がかかってきますので、月に2000枚のカラーコピーをすると、(35円/枚+0.7円/枚)×2000枚=71,400円の費用が発生します。

社内では、カラーだけではなくもちろんモノクロコピーも行いますので、実際には100,000円以上の費用がかかると言えますね。

それがまるまる安くなるので、1年間に換算すると、
100,000円/月×12ヶ月=1,200,000円 もの大幅なコストダウン可能です。

消耗品をコストダウンする際の注意点

消耗品をコストダウンする際、注意したいことがいくつかあります。

このことを守らずにただ目の前の金額だけにこだわってコストダウンした場合、かえって費用がかさむという結果になりかねませんので、参考にしてください。

商品は、コスト面だけではなく中身もチェックする

コストダウンには、わかりやすく「金額が安い」というのはもちろんポイントになりますが、いくら値段が安くても、品質が悪く、買い直しが必要となればかえって高くついてしまいます。

また、コピー用紙で粗悪品を購入し、実際に使ってみたらコピー機で紙詰まりを起こしてしまい修理に費用がかかったとなると、もはやコストダウンの意味は皆無です。

コストパフォーマンスに優れている製品を買うときは、実際にその商品が使えるレベルのものか吟味して購入しましょう。

不要なものまで買わない

まとめ買いすると、スケールメリットで1つあたりの製品は安く手に入りますが、使用頻度が低いものをまとめ買いすると、倉庫にずっとおきっぱなしのまま、いざという時には劣化して使えなかったということになりかねません。

まとめ買いの際には、きちんと品質を保ったまま、使い切れる量を見極めて発注することが必要です。

オフィスのメンバー一人一人の節約意識を大切に

今回は、オフィスでの消耗品コストを削減する方法をご紹介しましたが、実際にコストダウンするときに大切になるのが「メンバーの意識」です。

いくら良いルールを作っても、そのルールに従わずに高価な消耗品を頻繁に買う人がいては、コストがかさんでしまいます。

コストダウンのためのルール作りを行ったときは、オフィスのメンバーに、なぜコストダウンが必要なのか、コストダウンでどれくらい効果が見込めるかを理解してもらい、オフィス全体で協力して進めていきましょうね。

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