書類

法人にとって印刷費と言えば毎日発生しない日はないほど必要不可欠なコストですが、長期間に渡ると非常に収益性を圧迫することが多くなります。一般的に、法人の規模が大きくなればなるほど印刷は膨らみますので、自身の職場には無関係だということは決してありえないのです。

また小規模な企業ほど印刷費には神経質になる傾向もありますが、印刷費用を削減するための予算がそれほど多く組まれていないことも事実ですので、大きな企業と比較すると削減自体が難しくなりやすいことも否定できません。

しかし、近年は印刷費に関して削減効果が期待できる外部サービスも多くなってきており、それらを利用することで効率良い印刷費削減も可能になっているでしょう。今回は、それに関するサービスを5つ紹介するとともに詳しく解説も進めていきます。

法人内で徹底できるペーパーレス促進サービス

タブレット

印刷費の削減と耳にすると、多くの方がまず思いつくのがペーパーレスという言葉になります。実際印刷業界はこのペーパーレスが進んでいることもあって、彼らの収益性も大きく悪化しているでしょう。

これは企業法人においても日常のデータ印刷においてもペーパーレス化を急速に進めていることもあり、その背景にはペーパーレスでも業務をスムーズに進めることをサポートする外注サービスも多く出てきたことも大きな要因と言えるのです。ここでは、そのペーパーレスサービスをご紹介していきます。

その1〜クラウド明細

その1つに、クラウド明細サービスと呼ばれるものが大きく注目されています。クラウドというと近年急速に普及してきた言葉ですが、端末から離れたネット上のサーバー内にデータ保存するサービスになるのです。

セキュリティ上の問題は各々解決しなければなりませんが、少なくとも大量のデータを印刷して持つ必要は一切なくなる大きな利便性を持ちます。しかし、本来の事務業務の基礎から考慮すれば必ず印刷が必要であったアイテムもあり、請求書や領収書などの財務上の証明となるものがそれに当たるでしょう。

それでも、近年はネット上で送付されたこのような書類も原本と変わりなく扱われることが多くなり、印刷をせずに顧客にデータを送るクラウド明細サービスも非常に人気となっています。

このクラウドによる明細は、対外的なもの以外にもスタッフの給与明細などにも使えるのでペーパーレス効果は抜群です。

その2〜タブレット配布

また、各種現場で一気にペーパーレス化が進むようになったのは、法人におけるスタッフが様々なタイプのタブレット端末を持ち歩くようになったからではないでしょうか?

現在タブレットは非常に安い機種も多く、スタッフ全員に1台ずつ配置しても経費上においてそれほど収益を圧迫しないほどにまでリーズナブルになっています。

このため、タブレットを使った会議システムや現場とオフィスの情報共有のためのサービスなどが多くの業者から提供されるようになったのです。また、顧客のところにプレゼンに行く場合であっても、クラウドサーバーと一体化してデータの取り出しが可能な外部サービスなどの提供を受けていれば外出時にも完全にペーパーレスが実現できるでしょう。

タブレットに絡むオフィスサービスは今後さらに充実化かつ多様化することが予想されていて、単なるペーパーレス化を超えた未知の可能性を持ったものなのです。

印刷カラーに関係なく固定費で印刷できるサービス

カラー

さて、オフィスにおける印刷もしくはデータの打ち出しを思い出した場合、多くの職場でモノクロ印刷はある程度の量は許容できるが、カラー印刷は徹底的に制限しているところも多いでしょう。

これは多くの職場で複合機とは別にカラーコピー機もリースしているからですが、最近はモノクロ/カラー印刷一体機を利用した固定費によるお得なサービスも生まれてきています。

その3〜打ち出し放題

法人にとって非常に理想的な印刷。それは色に関わらず、コピーや打ち出しが無制限に進められることに他なりません。近年は毎月の固定費だけで、モノクロもカラーも打ち出し放題という夢のような外部サービスが存在しているのをご存知ですか?

このサービスの大きな特徴は業者の指定するコピー機を使う点にあり、機種の選択は可能であっても自由に選ぶことはできないことに業者のビジネスモデルが存在しています。

それでも、法人側とすればどのような機器を使っても枚数に関係なくあらゆるカラーでの印刷が可能になるわけですし、機種にこだわるメリットはそれほど大きくないと言えるでしょう。

もちろん、インクやトナーの消耗品は実費でその都度購入することになるでしょうが、日常的に使い方を工夫すればさらに消耗もゆっくりとカラーコピーも進められるようになって印刷費もコントロールできるのです。

コピー用紙はもちろん総合的に印刷費を削減するサービス

印刷

しかし、印刷費の抜本的な削減目的とするならば、どうしても印刷しなければならない場合に掛かるすべての費用を削減しなければなりません。その中には、もちろん消費することの多いコピー用紙なども含まれている他、外注印刷のための直接経費なども含まれているでしょう。

ここでは、総合的に印刷費を削減するために欠かせないサービスをご紹介及び解説していきます。

その4〜低価格紙活用

印刷費のかさみに対して非常に大きな要因となるのがコピー用紙自体の単価です。かつてのコピー用紙は、すべて馴染みの文房具屋から購入するのが常でした。しかし、各法人も経費節減が日常的に求められるようになったことで、価格も高めになりやすいなじみの業者を切らなければならなくなったのです。

そのため、現在はネット販売に徹する文房具業者もかなり多くなっていて、なじみの文房具屋から購入するのが大幅に割に合わない状況になりつつあります。また、現在はこのようなネット業者の価格でさえも割高に感じるようになってきているでしょう。

これにより、現在はコピー用紙も日本のメーカーだけでなく、海外のメーカーからも大量に買い付ける業者も多く存在しているのです。その結果、大幅に低価格化したコピー用紙を当たり前に提供するサービスも現れてきています。

その5〜印刷コンサル

現在、法人と印刷会社の契約において、多くの職場にて価格や各種業務について交渉が難しくなっている現状もよく見られます。印刷を進める過程では推敲や校正などもスムーズに進めなければなりませんし、必要に応じて発生した追加費用についてもより正確なものを図らなければならないでしょう。

しかし、法人単独で印刷会社と交渉を進める場合に、意外に多くの職場で印刷会社とのトラブルが発生している現状もあるのです。この場合に大きく役に立ってくれるのが、第三者として仲介に立ついわゆる印刷コンサルタントと呼ばれる業者になります。

彼らは、印刷業者に長年在籍した経験を持つプロフェッショナルをコンサルタントとして採用していますので、どのような印刷がどのくらいの価格で可能かを熟知しているでしょう。彼らは、これを印刷会社にも伝えて交渉できるノウハウも持っていますので、法人との契約上のトラブルを大きく防止できる力を持っているのです。

印刷コスト削減サービスの利用なしに抜本的削減が無理な理由

会議

ここまで印刷コストを削減するためのお役立ちサービスをご紹介してきましたが、最近の傾向として非常に不可解なのがこのようなサービスを利用することなしに抜本的な削減が無理になってきている現状です。

実のところ、これはずいぶん前から存在していたのですが、コスト削減そのものが日常化した現在ではより不可能な事情が深刻化していると言えます。

法人の自社努力で削減するにも知識が大きく欠如している

実際のところ昔は、法人そのものの自社努力で印刷コストもかなり削減ができた時代もありました。しかし、現在は印刷作業自体に物言いをしなければコスト削減ができない時代になっているのですが、法人は印刷に関して専門知識を持つスタッフを抱えてこなかった経緯があります。

これにより、多くの法人は印刷会社と交渉できるだけの知識やノウハウを持てなかったために、印刷費の削減についても効果が頭打ち状態に陥っているのです。このような印刷のプロに近いような人材は一般法人では採用しないことも多いので、このような事態にあってしまうのはある意味仕方のないことでしょう。

それでも、ここに印刷コンサルのようなコスト削減サービスが存在していることで、比較的少ない費用で印刷費を大幅に縮小させられるようになったのです。

印刷資源自体も海外からのものが非常に多くなっている

また、現在は印刷に関する資源、つまり材料なども日本国内のメーカーで作られているとは限りません。日本語で対応できない多国籍企業などによって製造されていることも多いので、そのような業者と対峙できなければ満足できるコストダウンレベルにまで印刷費を抑えることはできないのです。

印刷コンサルを代表とするコスト削減サービスは、国を跨いでの交渉も可能なので現状の多くの法人では迅速に削減効果を出すためには彼らを使うしかない状況にあります。

今後は印刷コンサルもライバルが多くなりますので、さらなる競争激化が大きく予想されるでしょう。

オフィスに掛かるコストとして、電気代もできるだけ削減しましょう!

家賃やメンテナンス費など、オフィスに掛かるコストはできるだけ削減したいものですが、アクセス性も考慮して最適な物件を選ぶようにしましょう。
また、オフィスで発生するコストとして気になるのは、電気代ですよね。電力会社の切り替えで、大幅に電気代を削減できたケースもあります。

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