残業

残業をした結果、売上や収益性が低下している企業も決して少なくありません。通常の勤務時間内にいかに効率的に業務を進めるかを本格的に考える時代に来ています。

今回は残業を削減するための取り組み事例を紹介すると共に、スムーズに進めるためのコツなどもご説明していきます。

残業削減の取り組み事例紹介その1〜残業時間ランキング

数字

職場で毎日同僚と一緒に仕事をしていると、大まかに誰の残業が多いか少ないかは客観的に見ても分かるものです。

しかし、具体的にどのくらいの時間残業しているものなのかは意外に分かりません。そこで、残業時間の多さをランキング付けし可視化する企業も存在します。

どのような方法で運営され、どのような効果を生み出すのか詳しくチェックしていきましょう。

残業の多いスタッフ順にオフィスでランキングとして貼り出す

残業時間のランキング付けの具体的な方法とは、いわゆるランキング票をオフィス内に貼り出すことです。

つまり、その月に誰の残業時間が多かったのかをスタッフ全員に分からせるシステムになっており、それを本人だけでなく同僚のスタッフにも見せることで会社の経費節減の重要性を再認識させる流れとなる訳です。

もちろん、すべてのスタッフのものを貼り出す訳ではなく、トップ10形式でランキング表が作成されることが一般的です。

非常に大きな会社になると運営方法も変わってくるのでしょうが、中小企業を中心としたコンパクトな会社になると異なる部署のスタッフも同じフロアにいるので、会社全体における残業削減の啓発に大きく役立ちます。

ノルマ未達成とは違ったバツの悪さがスタッフの意識を改革

この残業ランキングの大きな狙いは、良い結果を見せるために貼り出すのとは逆に、人に見せたくない恥ずかしいものを見せなければならないという焦燥感を掻き立たせることにあります。

もちろん、ノルマの達成度ランキングなどでも達成度が悪ければバツの悪い思いは同じように感じますが、残業に関しては営業職以外になると結果が伴ってない場合よりバツの悪さを感じやすくなります。

残業していてもランキングの圏外になれば貼り出されて公表されることもないので、ランキングに載らないように少しでも残業を減らそうという積極的な意識が各スタッフに生まれるという大きな効果が期待できます

残業削減の取り組み事例紹介その2〜早朝出勤の奨励

ビル

さて、残業というと如何にも夜にやるものという印象が強いのではないでしょうか?実際のところ、残業は通常勤務時間外に業務を行うことで、それは夜でなくても構わないという定義です。

企業の中には、残業しないのが理想的だけど、残業をするなら朝にすることを奨励しているところもあります。朝にするのと夜にするのとでは傍から見ると何の違いもないように見えますが、この残業削減取り組みにはどのような意図があるのでしょうか?

会社のコアタイムも重なりやすくて家族との時間も増える

朝の残業を会社が奨励しているのには非常に重要な側面があります。それは朝早くに仕事を始めることで、その流れに乗って通常時間帯の仕事の効率も飛躍的に高められるからです。

また、仮にフレックスタイムを採用している企業が朝残業を採用した場合、職員が共通して仕事に励むコアタイムも合わせやすいので会社としてはとても理想的と言える訳です。

スタッフが夜に残業すれば効率も悪くて延々と時間は過ぎ、次の朝は眠くて仕事にならないなどの繰り返しは会社としても資源の著しい喪失に繋がるのは言うまでもありません。

さらに、朝残業であればスタッフも家族と過ごせる時間も増えるので、精神面でのメリットも非常に大きいでしょう。

残業削減の取り組み事例紹介その3〜自動停電

パソコン

残業に欠かせないものと言えば電力ですが、残業を削減するために電気が使えないシステムを取り入れている企業もあります。

これはいわゆる自動停電と呼ばれるもので、オフィスで電気が使え続けるがために残業が減らないというコンセプトに基づいています。この自動停電がどのように進められるのか具体的に見ていきましょう。

定時終業時間になる前に事前にディスプレイで警告

オフィスにはパソコンやプリンター、そして複合機などのOA機器が非常に多く並べられています。通常残業する際にはこれらの電源は当然着いたままですが、これがある時間になるとシャットダウンして使えなくなるとどうでしょうか?

多くのスタッフは業務ができなくなってしまいますし、それまで進めていた業務のデータも保存ができているかも定かではありません。

ある企業では、定時になると自然にパソコンの電源が落ちる仕組みにしているところもあります。

この場合、定時の数十分前に警告がパソコンのディスプレイ上に現れ、作業をしているスタッフが帰宅をする前に業務整理をすることを促すのです。

スタッフは帰宅タイムリミットについて常に認識可能

このような状況は、スタッフに定時までに仕事を終わらせてデータを保存するという気持ちを強くさせ、仕事開始から計画的な仕事運びを心掛けることができるようになります。

仕事に必要なパソコンが使えるからこそ業務ができるのであり、それが使えないとなると強制的に退社するしかないというメカニズムです。人間は何かが制限されているとそれを常に意識して行動しますので、結果的にダラダラしない業務管理が可能となるでしょう。

パソコンの使用時間にタイムリミットを設けるのは非常に画期的で、スタッフはこのことを常に意識していなければならないため、導入した企業は必ず残業時間が減ることになるのです。

残業削減の取り組み事例紹介その4〜定時退勤の原則化

会議

最後にご紹介する残業削減の取り組み事例ですが、極めてシンプルな管理方法を紹介しましょう。それがまさしく、定時に退勤することを絶対原則化することです。

つまり、毎日定時に帰ることを規則で定めて、残業をさせないことを会社で決めているケースです。これは比較的新しい会社に多く見られ、残業をしないような業務運営を普段から社内で徹底することで達成できます。

スタッフ全員が各々の役割をカバーする体制を構築

この定時退勤の強制化を図っている企業には大きな特徴があります。それはオフィスパソコンの私有化を認めないことです。会社から与えられているパソコンは休みの時でも誰かに見られる仕組みが取られています。

誰が仕事を引き継いでも進められる体制、つまり人材が一時的に何らかの影響で手薄になってもそれぞれがお互いの役割をカバーする体制をきちんと構築している訳です。そして、常に仕事の進行状況をお互いに情報共有する体制も作り上げています。

本来は定時退勤を強制化しなくても部署などで管理できるものですが、統率力のあるリーダーがいないと難しいため、大義名分として定時退勤が謡われているとかなりスムーズに行うことができます。

定時に帰れるように経営者自らが雰囲気を作り出す

定時退勤の原則化取り組みが長期的に上手くいっている企業では、やはり経営者自らがそれを実践しやすいような雰囲気作りをきちんと進めています。つまり、経営者がスタッフ全員に早く帰ろうという意思表示を常にしなければならないのです。

歴史ある会社であっても定時退勤がしにくい会社も非常に多いものですが、そのような会社は経営者が早く退勤することを良しとしない古い体質の持ち主であることがほとんどでしょう。

この仕組みは経営者が意識を変えないと取り組みが難しいですが、人材を求めるこれから発展すべき企業であれば率先して取り入れるべき残業の削減手法です。

オフィスに掛かるコストとして、電気代もできるだけ削減しましょう!

家賃やメンテナンス費など、オフィスに掛かるコストはできるだけ削減したいものですが、アクセス性も考慮して最適な物件を選ぶようにしましょう。
また、オフィスで発生するコストとして気になるのは、電気代ですよね。電力会社の切り替えで、大幅に電気代を削減できたケースもあります。

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    2015年7月1日(制定)
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