5Ｓを実践して経費節減を日常業務化する方法
経費削減のためにオフィスなどの管理部門を筆頭に節電を進めているものの、スムーズな経費削減達成に苦労している職場も多いでしょう。
確実に経費節減が達成されている職場は、節電以外にも経費削減を実践していることが多いです。彼らが実践しているのは、管理概念「5Ｓ」を活用したトータルでの経費節減です。
今回は企業の代表的な「5Ｓ」を例に挙げ、その実践により各現場でどのような経費削減ができるのか、詳しくチェックしていきます。
「5Ｓ」を活用した社内ルール管理が経費節減に繋がる！
まず、「5Ｓ」の代表的な概念の内、社内ルールに関する経費節減の方法を見ていきます。
オフィスの管理部門には、目に見えない「無駄」が数多く氾濫しています。これらの無駄を無くすために大きく役立つのが、「5Ｓ」の社内ルールに関するものです。オフィスの管理スタッフは、特に率先して実践しなければならない項目です。
１．「整理」で不必要なものを廃棄し経費削減！
１つ目の「5Ｓ」概念は、「整理」と呼ばれるものです。
「整理」が具体的に何を意味するのかと言うと、「必要」なモノと「不必要」なモノとを明確に分けることです。つまり、頻繁に使用するアイテムと、存在は知っているけど今後も使う必要がないアイテムが、オフィスに混在していることをスタッフが認識しなければなりません。
オフィス内で「不必要」なモノが、本当に今使いたい「必要」なモノを探すのに大きな支障となっているケースがあります。そこで「不必要」なものを廃棄し、「整理」することで、こうした無駄を省くことができます。
「整理」を実践すれば、余分な備品や在庫が減るため倉庫管理費の削減に繋がり、棚御にかかる人件費なども大幅に削減できるメリットがあります。
２．「整頓」で事故を減らして運送費用も削減
次にチェックする「5Ｓ」の概念は「整頓」です。先述の整理と混同しがちですが、全く違う概念です。
「整頓」が意味するところは、整理が完了した後に「必要」なモノをより探しやすく安全に保管できるポジションを明確にしてやることです。「整頓」することで、モノがあるべき場所に収まり、オフィス内での事故も減り、労働災害などのリスクも大幅に低下するでしょう。
また、「必要」なモノが在庫や顧客に届けるべきアイテムの場合、すぐに取り出せるため運送に掛かる費用もトータルで削減できる効果があります。企業内の「整頓」は、必要なものを誰でも見つけられるようにする、「モノの管理」を標準化することです。しかし、「整頓」が徹底実践されている職場はそれほど多くありません。
社内衛生に関する「5Ｓ」を実践して経費削減
「5Ｓ」の中でも決して忘れてはいけないのが、社内衛生に関する項目です。日本人は自分に関する衛生活動には一生懸命取り組みますが、所属する会社での衛生意識は決して高いとは言えません。
社内衛生がいかに企業の経費節減に繋がるか理解していないことも原因の一つです。ここでは、社内衛生に関する２つの「5Ｓ」概念による経費節減方法をご紹介します。
３．オフィスの「清掃」で機器が長持ちして経費削減になる
最初の社内衛生に関する5Ｓは、「清掃」です。「清掃」というと、ホコリを除去したり水拭きしたり、家事としての清掃を想像すると思いますが、企業内の「清掃」は少し異なります。
企業で行う「清掃」の先には、単にモノを外見上きれいにするだけではなく、清掃することで正常な機能を維持して故障も未然に防ぐという深い意味があります。購入した機器や備品が長く使えるようにできれば、新規に備品購入するための費用が減ります。
また、企業内清掃をスタッフが持ち回りで行う習慣も一般化していますが、企業によっては清掃できることを「スタッフの権利」と位置づけているケースもあります。こうしたケースでは、清掃効果が優秀なスタッフを評価し、同時に掃除する時間をいかに減らすかという「改善」の機会にもしています。
４．「清潔」で上記３つの概念を更に徹底化！
次は「清潔」と呼ばれる「5Ｓ」概念です。簡単に言うと、これまで実践してきた「整理」「整頓」「清掃」の効果を維持させることを意味します。
企業内で「清潔」の概念を実行する具体的な方法は、
- 「整理」を効率化→「不必要」なモノを生み出させない仕組み
- 「整頓」を効率化→「必要」なモノがいつも同じ場所に保管される仕組み
- 「清掃」を効率化→汚れやすい場所が将来的に「汚れにくくなる」仕組み
を日常的に作ることです。
「整理」「整頓」「清掃」３つの概念が一時的に達成できていても、「清潔」が実践できなければ元の状態に戻ってしまうでしょう。つまり「清潔」とは、「整理」「整頓」「清掃」を更に改善し、現状の経費節減効果をより高めていく概念だと言えます。
社内教育を「5Ｓ」で徹底すれば長期的な経費削減が可能
「5Ｓ」の集大成とも呼べる概念が「社内教育」です。人間である以上は、いくらルールや衛生意識があってもミスが起こることもあります。それを「叱る」という行為は、どの職場でも多かれ少なかれ必要になるでしょう。
ただ、その際に適切な手法で叱ることが非常に重要です。これを「5Ｓ」として確実に実践することで、長期的に安定した経費節減が継続可能になります。
５．「しつけ」は5Ｓによる経費削減を達成する上で必要不可欠な概念
「5Ｓ」の社内教育概念は、「しつけ」と呼ばれるものがメインになります。
これは、既にご紹介した４つの概念を確実に達成する最後の手段です。
「叱る」ことで４つの概念をコントロールする目的があります。しかし、そこには一見すると真逆の概念に思える「感謝」がないと、成功は難しいでしょう。
上の「4Ｓ」を確実に実行できていない場合、当然ながら上司は「叱る」ことで方向修正を図ろうとするはずです。
しかし、多くの管理者は改善できたことに対する「感謝」を忘れる傾向にあります。「感謝」を忘れてしまうとスタッフのやる気が低下し、結果として人材の流出にも繋がります。これでは、「5Ｓ」の達成など夢で終わってしまいます。
改善のたびにスタッフに対して「感謝」を明確に述べることは、すべてのスタッフが経費節減を続けるモチベーションに繋がるため、非常に大切です。
5Ｓによる経費節減の結果はあくまでプロセスにしか過ぎない！
これまで「5Ｓ」による経費節減の流れを説明してきましたが、間違えてはいけない点が、ここで得られる結果は「あくまで１つの改善プロセスにしか過ぎない」ということです。
つまり、「5Ｓ」によってあらゆる分野の経費節減が達成できると誤解しないことが重要です。経費節減をストレスなく達成していくためのツールだと認識しましょう。
オリジナルの「5Ｓ」で経費削減の効果を継続させる
各職場で設定されている「5Ｓ」は、それぞれ異なっている方が良いです。なぜなら、扱う商品も違えば、経営者が求める社風も全く違うからです。
よって、他の企業が導入している「5Ｓ」の内容をそのまま自社に持ち込んでも意味がありません。経営者や管理者が、実情を見極めてオリジナルの「5Ｓ」をカスタマイズすることから「5Ｓ」がスタートするのです。
実態にそぐわない「5Ｓ」を導入している企業は、スタッフが経費削減を無意識に実践する、というレベルの高い目的は到底達せられません。
まずは、現状の「5Ｓ」見直しから時間をかけて進め、上級管理者自身が無意識に実践可能であると納得できるような方法を構築しましょう。
誰でも経費削減が継続できるような業務の標準化
現在は、人材の入れ替わりや流出が激しい職場も多いと思います。これまでは企業が人材を選ぶ時代が当たり前でしたが、少子化による人口減少が顕著になった現況から鑑みると、近い将来入社を希望する人材がいることさえ、ありがたいと感じる時代になるかもしれません。
そのため、誰が入社しても実践できる理解しやすい「5Ｓ」の設定は急務です。また、経費節減達成は、各スタッフの能力だけに頼ることができない状況になるとも予想されます。
日本企業は新卒主義にこだわり過ぎな傾向があり、その影響で人材が確保できないという側面もあります。よって、性別や年齢に関わらず、新規の人材がすぐに実践できるような業務の標準化が必要です。
その基礎となる適切な「5Ｓ」は、企業にとって宝であり、適切な「5Ｓ」を設定することが経営者の重要な役割でもあります。
節電だけに頼らない抜本的なオフィスの経費節減のために、早急に適切な「5Ｓ」を実践してみませんか？
