誰でも簡単にできるオフィスの文房具コスト削減方法
オフィスの文房具の経費削減をしないと無駄な経費が永遠にかかってしまいます。
オフィス家具などの備品は常に買い替えるものではありませんが、オフィスで毎日経費としてかかる文房具は消耗品のため、あまり経費として考えず、思わぬ浪費を招いてしまうことも。
しかも文房具は一つの商品の単価が安いため、あまり節約志向に結びつかないイメージがありますが、文房具は従業員が毎日大量に使用する高コスト経費でもあります。
しかし、節約のためにコンサルタントに経費削減を依頼して削減できたとしてもコンサルタントにかかった経費の方が高くては意味がありません。
そのためには自分のオフィスでできる簡単な文房具の経費削減は自分たちでやるべきです。
そのためにはオフィス全体の意識改革を取り入れるのがおすすめです。
- そんなに文房具が高コストになるのか？
- オフィスで文房具がどれだけの経費削減になるのか？
そんな疑問を解決するべく計算式をまじえてわかりやすく説明いたします。
社内で使用する文房具は統一が基本
オフィスに最低限必要な文房具は次の通りです。
- 筆記用具
- 消しゴム
- セロテープ
- のり
- クリップ
- 定規
- はさみ
- カッター
- 油性ペン
- 穴あけパンチ
- ホチキス
- ふせん
- コピー用紙
- メモ帳
- 電卓
- USBメモリ
これらのオフィス文房具をするには使用する文房具はすべて統一し同じものを使用するようにします。
統一するメリット3つ
①ロット購入で安く購入
文房具を統一することで文房具をロットで購入しやすくなり、その結果単価を安く購入できます。
②備品管理が簡単
ボールペン一つでもメーカーや種類が豊富だと管理が大変になります。
一つの文房具を管理するだけでも種類が豊富だといくら安く購入できたとしても在庫数の確認が大変で発注までの時間にロスが出やすくなります。
文房具は必ず、人がいる近くのスペースに設置し、誰でも在庫確認が簡単で一目でわかるように設置すればいちいち文房具の品切れを防げます。
③オフィス内全体に節約意識が芽生える
同じ文房具で統一すれば、余計なものを経費で落とす意識が減り、経費節約につながります。
もし、ほかの文房具が欲しければ実費でどうぞという方向に自然になり、必要最低限の備品だけを経費で購入する方向になります。
オフィス文房具はインターネット購入がなぜおすすめなのか？
オフィスの文房具は種類が多く、価格もさまざまです。
これらの大量の文房具を近くの量販店に購入するのはもってのほかです。
人件費やガソリン代など無駄な経費と時間がかかり、最適な方法ではありません。
おすすめの方法は、インターネット購入です。
地元の文房具店からまとめ買いし、配達してもらう方法もありますが、そうなった場合、他店との料金比較が難しいため、経費削減を考えているオフィスにおすすめできる方法とはいえません。
オフィス文房具を取り扱っている業務用サイトは数多く存在します。
業務用ネット通販で有名な「アスクル」のほか安さと便利さを提供する通信販売サイトが存在します。
なぜインターネット通信販売がおすすめなのか理由は次の5つです。
オフィス文房具はインターネット通信販売がおすすめの5つの理由
①インターネットの場合、価格の比較が簡単
多く存在する業務用文房具サイトの価格比較が簡単でどのサイトから購入すれば節約につながるのかがわかります。
②そもそも単価が最初から安いうえ、ロット購入ならさらに安くなる
量販店や地元の文房具取扱店から配達してもらうよりも単価設定が安く、ロット購入なら単価価格より割引になります。
③まとめ買いなら送料無料になる
遠く離れた地域の店舗でも宅急便などで宅配され、送料無料で翌日に届くため安心です。
④発送が早い
インターネットでの注文は発送がスムーズにできるように管理体制が整っているため、発送までの時間にスピーディーさの特徴があります。
⑤ポイントがたまる
購入のたびにポイントがたまり節約につながります。
アマゾンなどで個別に文房具を選定して購入する方法もありますが大量に購入するのが前提の場合は業務用の文房具を多く取り扱っている大手サイトから購入するのがおすすめです。
細かくボールペンはこのサイトで、コピー用紙はまた違うサイトで、と細かく購入先を変えてしまうと処理にかえって時間がかかり、発注作業自体が面倒になってしまいます。
また発送日時がバラバラでは管理も大変です。
ダンボールが小分けに発送され、いちいち中を確認し、ダンボールをたたむ手間もかかります。
「価格」、「速さ」、「スムーズ」の3拍子が揃った業務用文房具のインターネット通信販売は便利で安心、そのうえオフィス文房具の節約方法にピッタリだから人気があるのです。
備品管理が簡単になれば在庫切れゼロに
セロテープやクリップ一つでも使いたいときにないと仕事がはかどりません。
すぐにコンビニエンスストアに買いに行ったとしても時間と経費の無駄になってしまいます。
そうならないように管理するにはストックする保管場所をオフィス内に設置し在庫数が○個になったら発注するというルールを決めることです。在庫数に余裕を持たせ、残りギリギリのちょっと手前で補充が完成すれば仕事に支障がなくスムーズです。
オフィス内の節約方法で大切なのは社内全体の意識を変えることです。
できれば最初から実行すれば簡単なのですが、途中からでも実行できます。
物を大切に使う意識をオフィス内で作るには文房具が一番簡単で取り入れやすい経費削減方法です。
- 必要経費とそうでない経費の判別が簡単にできる環境にする
- コスト削減とは必要最低限はどれかを見極めること
これらのことは、すぐにあなたのオフィスでも始められることばかりです。
100円ショップは安い？オフィス文房具に適しているのか？
どんな生活用品でも品揃えが豊富な100円ショップですが果たして安いのでしょうか？
節約に結びつくのか検証してみました。
・某大手通販サイト
セロハンテープ幅15mm×35m（10巻）
販売価格：434円（税抜き）
1巻：43.4円
1m：1.24円
・100円ショップ
セロハンテープ幅15mm×15m（2巻）
販売価格：100円（税抜き）
1巻：50円
1m：3.33円
某大手サイトと100円ショップとの差額：1mに対し2.09円
セロハンテープの場合、1巻のメートル数が違い1巻あたりでは換算ができません。
某大手通販サイトで年間35m（10巻）のセットを年間100セット購入した場合、
350m×100セット＝35000mになり、43,400円となります。
100円ショップで35000m分のセロハンテープを購入した場合、
3.33円×35000m＝116,550円となります。
差額は73,150円で圧倒的に某大手通販サイトが節約できることがわかりました。
また、材質等の関係で必ずしも同じ使いごこちとは限りません。
切れやすい、粘着力が違うなどの問題があるようです。
・某大手通販サイト
ノック式ボールペン：1本
販売価格：47円（税抜き）
50本入り：2091円（1本41.82円）
・100円ショップ
ノック式ボールペン：1本
販売価格：100円（税抜き）
某大手通販サイトと100円ショップとの差額：－53円
年間200本のノック式ボールペンを購入した場合、某大手通販サイトでは
50本入り：2091円×4＝8,364円
100円ショップでは
100円×200＝20000円となります。
差額は11,636円でこちらも圧倒的に某大手通販サイトが安く購入できました。
ただし通販サイトの場合、メーカーなどで価格が変動します。
あくまでも最安値の商品で検証しました。
・某大手通販サイト
クリアーホルダー（クリアファイル）A4サイズ1セット
30枚入り：260円（税抜き）
1枚あたり：8.67円
・100円ショップ
クリアーホルダー（クリアファイル）A4サイズ
12枚入り：100円（税抜き）
1枚あたり：8.33円
某大手通販サイトと100円ショップとの差額：＋0.34円
年間クリアーホルダー（クリアファイル）を300枚購入した場合某大手通販サイトでは
260円×10＝2,600円
100円ショップでは
8.33円×300＝2,499円となります。
差額は101円で100円ショップの方が安く購入できました。
オフィス文房具は社員一同が一体となれば必ずコスト削減効果が期待でき、成果が大きく反映します。
社員のモチベーションも上がり、無駄なコストを抑え、純利益が上がります。
社員が一丸となって文房具節約に取り組みましょう。
また、文房具いがいでもコスト削減方法はたくさんあります。
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