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オフィスのコピー費用は毎月数万円もかかってしまいがちで、どうにか出費を抑えたいところですよね。
そこで効果的なのが、以下の6つの節約術です。

  • カウンター料金の引き下げ交渉
  • コピー用紙の裏紙を使用する
  • リサイクルトナーを利用
  • リース会社を変更する
  • 部屋によって印刷機の種類を使い分ける
  • カウンター契約をやめる

これらの節約術を実行すれば、毎月の出費が数万円単位で抑えられることもありますので、ぜひ参考にしてみてください。
次に、順番に節約術1つ1つについてご紹介していきますね。

①カウンター料金の引き下げ交渉

オフィスで話し合う男女

カウンター料金とは、複合機の保守・点検の費用と、インク代とをセットにした料金のことです。通常、1枚あたりいくらで算出され、カラーコピーは複合機の場合、15~35円/
枚、モノクロコピーは2~6円/枚程度かかります。

カウンター料金は近年安くなっている傾向になりますので、相場よりも高い、もしくは高めだという場合には価格交渉してみてください。

例えば、現状では、

カラーコピー 25円/枚 月に1,500枚印刷
モノクロコピー 5円/枚 月に4,000枚印刷

だとして、価格交渉により、

カラーコピー 15円/枚
モノクロコピー 3円/枚

に引き下げられたとすると、節約できた金額は以下のように計算できます。

(25−15) 円/枚×1,500枚/月+(5−3) 円/枚×4,000枚/月=23,000円

つまり、毎月23,000円、年に直すと276,000円もの節約になります。
価格交渉をするだけならば、これまでと使用環境などは変わりませんので、最もオフィスに負担が少ない節約術です。

②コピー用紙の裏紙を使用する

コピー用紙の裏紙を使用するというのは、定番中の定番ですが、これの応用技として「両面印刷する」ということや、「ページを集約する」ということがあります。

ページ集約というのは、発表用のスライド資料を配布するとき、1ページにスライド資料4枚分などを印刷する方法です。

毎月5,000枚印刷するとして、紙の代金を0.5円/枚とすると、毎月5,000枚×0.5円/枚=2,500円かかっていることになります。

両面印刷もしくは裏紙を使用する場合

5,000枚÷2×0.5円/枚=1250円
2,500円-1,250円=1,250円つまり、月あたり1,250円、1年間では15,000円の節約になります。

4ページを1ページに集約する場合

5,000枚÷4×0.5円/枚=625円
2,500-625円=1,875円
月あたりに1,875、年間では22,500円の節約になります。

③リサイクルトナーを利用

緑とリサイクルマーク

購入したコピー機の保証期間が過ぎてしまった場合、カウンター方式での契約ができなくなることがあります。

その場合には、純正のトナーを購入するよりも、「リサイクルトナー」と呼ばれる、使用済みのトナーをリフレッシュして販売している商品を購入する方が安く済みます。

例えば、純正トナーが1本42,000円程度のものが、選ぶ業者によっては4,700円台にまで安くなるケースもあります。

この場合、1本あたり42,000円-4,700円=37,300円も安くなりますので、非常にお得ですね。ただし、純正トナーとは異なり、メーカーによる保証は受けられませんので、業者選びには慎重になることをお勧めします。

④リース会社を変更する

新入社員研修

リース会社との契約期間があるかと思いますので、時期によってはこの手段を取れないこともあると思いますが、オフィスのコピー費用を抑えるのに効果的なのが「リース会社を変更する」というものです。

リース料金・カウンター料金は、契約する企業によって大幅に異なります。
例えば、

リース料金 25,000円/月
カウンター料金 カラーコピー:30円/枚 モノクロコピー:5円/枚

というA社から、

リース料金 15,000円/月
カウンター料金 カラーコピー:15円/枚 モノクロコピー:2円/枚

というB社に変えた場合、月の印刷枚数をカラー2,000枚、モノクロ5,000枚と仮定すると、

(25,000円-15,000円)+(30−15)円/枚×2,000枚+(5−2)円/枚×5,000枚=55,000円

月に55,000円も安くなります。
もちろん、リース会社により金額は全く異なりますが、計算の際の参考にしてみてくださいね。

⑤部屋によって印刷機の種類を使い分ける

複合機のメリットは、場所をとらないこと、一台で何役もこなせるところですが、複合機のカウンター料金は、保守点検の大変さを加味して、単品のカラープリンターなどよりも1枚あたりの単価が高くなっています。

そんな時には、思い切って複合機ではなく、カラープリンターや白黒プリンタ、FAX機器などをそれぞれ必要な場所に配置することが印刷代のコストダウンに繋がります。

例えば、複合機でのコストが以下の場合、

カラーコピー 35円/枚
モノクロコピー 6円/枚

月間にカラーコピー1,000枚、モノクロコピー4,000枚印刷したとすると、印刷のコストは、
35円/枚×1,000枚+6円/枚×4,000枚=59,000円
となります。

オフィスのコピー機器をカラー、モノクロ単品使用のものに変更した場合、印刷のカウンター料金が、

カラーコピー 15円/枚
モノクロコピー 2円/枚

になったとすると、月々の料金は、

15円/枚×1,000枚+2円/枚×4,000枚=23,000円

コストダウンは、月あたり59,000円-23,000円=36,000円、年間では432,000円になります。

⑥カウンター契約をやめる

カウンター契約をやめるとなると、契約パターンは2つあります。
一つ目は、トナーキット方式にすること、もう一つは保守・点検の契約を結ばずに、必要なときだけ工賃・部品代を支払って作業してもらう方法です。

後者は場合によっては何度も修理が必要な場合もあり、一概にいくら安くなるとは言えませんので、前者に絞ってお話いたします。

トナーキット方式とは、簡単に言うと、トナーを購入する際に、トナー代に保守・点検の料金が含まれる方式のことです。

この方式は、オフィスでも印刷数が月に1,000枚程度など、比較的印刷数が少ない場合、お得になります。

例えば、月にモノクロ印刷とカラー印刷を500枚ずつ行った場合、トナー一本あたり印刷数は5,000~20,000枚とされていますので、1年間に必要なトナーの数は、ブラック2本、カラー3色として、各1本程度と仮定します。

トナーキット1本あたりの金額は、23,000円として、1年間のコストは、23,000円×5=115,000円となります。

一方、カウンター方式は印刷枚数が少ないと1枚あたりの単価が高くなりますので、

カラー 35円/枚
モノクロ 6円/枚

とすると、1年間のコストは、
35円/枚×(500枚×12)+6円/枚×(500枚×12)=246,000円 となります。
その差は、246,000円-115,000円=131,000円ですので、コピー枚数が少ないと年間のコストがかなり安くなるのが分かりますね。

逆に、コピーする枚数が多いとカウンター方式の1枚あたりのコストは大幅に下がりますので、カウンター方式のままの方が安くなるケースがほとんどです。

オフィスでの印刷費はかしこく節約しよう

コピー機を使用している男性

今回計算して改めて思ったのが、1枚あたりの印刷コストは数円〜数十円とさほど大きくはないものの、月に何千枚も印刷するとなるとそのコストは大幅に膨れ上がるということです。

印刷コストは、1枚あたりの値段が数円違うだけでもかなりコストダウンにつながりますので、今までコピー費用のコストダウンに力を入れていなかった場合には、一度オフィスで利用しているコピー機(複合機)のカウンター料金が適正なのかを知るところから始めてみましょう。

印刷費用のように継続して費用が発生するものは、何も考えずに初めに提示された金額で契約し続けるのではなく、正しい知識を持って「かしこく」節約してくださいね。

オフィスで節約できるのは印刷代だけではありません。
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オフィスに掛かるコストとして、電気代もできるだけ削減しましょう!

家賃やメンテナンス費など、オフィスに掛かるコストはできるだけ削減したいものですが、アクセス性も考慮して最適な物件を選ぶようにしましょう。
また、オフィスで発生するコストとして気になるのは、電気代ですよね。電力会社の切り替えで、大幅に電気代を削減できたケースもあります。

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