オフィスのコピー印刷費を節約する２つの契約方法
オフィスのコピー印刷費が高くて困っている方で、こんな方法をとっている方はいませんか？
- コピー用紙代がかからないように両面刷りをしている
- カウンター料金の引き下げ交渉をして節約している
実は、このようなことをしなくても、もっと簡単にコピー印刷費を削減できる方法があります！
それは、「印刷し放題」もしくは「スマートチャージ」といった契約プランに変更する方法です。従来の契約プランとは違ったサービス内容で、印刷費を約1/8にまで削減できるケースもあります。
「印刷し放題」には月額料金プランが設定されています。10,000〜20,000円でコピーが何枚でも印刷できるというお得なプランです。なんと、このお値段に定期的にかかるインク代や保守料が含まれているため、カウンター料金がかかりません。
これらの契約プランの内容や、契約する際の注意点について解説します。
カウンター料金の交渉よりも効果的！コピー機の印刷費削減方法
「カウンター料金」がある契約ではなく「印刷し放題」と「スマートチャージ」といった契約方法にすることで、効果的なコピー印刷費の削減が可能でしょう。
カウンター料金とは、印刷した枚数分、課金される料金のことです。その代わり、修理代やトナー代が無料になるという保険料のような意味合いを持ちます。これまでは紙代よりも、カウンター料金をどれだけ引き下げるかが節約につながると考えられていました。
しかし、最近ではカウンター料金を下げるよりも、大幅なコストダウンも可能な契約プランが出てきています。カウンター料金のように1枚ごとに料金が課金されるシステムではなく、携帯電話の「基本料金を支払えば通話し放題」や「データー量使い放題」といったサービス内容と似ています。
例えば、「印刷し放題」ならカウンター料金がありません。定額レンタルでインクも使い放題のため、かかるのは定額費用とコピー用紙の料金のみです。では具体的にどんなプランが人気なのか、見てみましょう。
「印刷し放題」契約プランの人気ランキング
１位：ULTRAPRINT(ウルトラプリント)：月額5,000円〜
プリンターが無料で、インク代も保守メンテナンス料金も無料です。カラー印刷が月額5,000円〜と、国内最安値で利用できるうれしいサービスです。対応エリアが全国でお試しレンタルも可能ですので、どのような感じで印刷できるのか、契約前に確認できて安心です。
また、プリンターは最短で当日発送が可能なため、今すぐプリンターが欲しい方におすすめできるサービスです。契約期間は1カ月からでも可能で、他社で検討していたが契約期間2年はキツイ、という方でも気軽に申し込めるサービスです。
2位：スリホ：月額15,800円〜
スリホの自慢は自社インクによる高品質な印刷です。メーカーの純正インクと比較しても色彩が鮮やかです。フルカラーでの印刷枚数制限なしで、月額料金はA4タイプなら15,800円、A3タイプなら17,800円です。
3位：インク使い放題：月額10,000円〜
安さを重視しリスクをおさえたい、Wi-Fiでスマホから印刷したいという方にも対応できるのが「インク使い放題」の魅力です。
またカートリッジに工夫がされており、故障も少なく安心してご利用いただけます。最初のレンタル料が2週間無料でご利用できます。
印刷し放題の定額費用は1〜2万が相場
印刷し放題の場合、ランキング1位のウルトラプリントは格安で好条件です。全体でみると費用の相場は月額10,000〜20,000円です。
通常リース（カウンター料金が発生する契約）の場合、1枚の相場が約20円です。このサービスで毎月カラーを5,000枚印刷するオフィスの場合、カウンター料金は100,000円です。このほかにコピー用紙代が2,500円かかったと仮定すると合計コスト金額は102,500円です。
その点、印刷し放題なら、月額10,000円と仮定してコピー用紙代を合わせても12,500円しかかかりません。このケースでは、印刷費を約1/8にまで節約できるのです！そのため、印刷経費が毎月10,000円以上かかっているオフィスの場合、印刷し放題の導入を検討するべきです。
フルカラーで月に500枚ほど印刷したいなら「スマートチャージ」がおすすめ！
月に500枚ほど、高画質のフルカラーをお得に印刷できる方法はないか？と困っている方はいませんか？
フルカラーで大量に早く印刷したい場合は、エプソンのサービス「スマートチャージ」がおすすめです。
スマートチャージの契約内容は、印刷し放題と似ています。A4プリンターなら、5年契約で月額5,000円で「モノクロ1,000枚とカラー400枚」または「モノクロとカラーで700枚」というプラン内容です。全てのプランでインク代込みとなっています。
ただし、5年契約なので途中解約は中途解約金がかかります。残りの契約月数分の基本使用料金の90%に、プラス消費税が課せられます。
上記で紹介したランキング１位のウルトラプリントは契約内容が似ていますが、こちらの場合は最短1カ月から契約できます。スマートチャージにも4年、3年という契約プランがありますが、ウルトラプリントのプランの方が気軽に申し込め、お得な内容です。
「印刷し放題」のコピー機はどんなもの？
コピー機といえば、大きな機器を想像するかもしれませんが、印刷し放題の場合は小型の複合機になります。
機能性は、家庭用プリンターと比較すると充実しています。最高性能が搭載された複合機が希望でしたら、別プランになりますが、契約は可能です。契約内容に最低料金が記されている場合は、他にもプランが用意されている場合がほとんどです。
小型の複合機の場合、大きなコピー機と比較すると機能的には劣ります。無料のお試し期間を利用して、どんな印刷ができるのか、機能は問題ないのか、などを判断されると良いでしょう。
契約期間の途中で解約する場合、中途解約金を払わなければない場合もあります。そのようなリスクを無くすことが出来るので、お試し期間がある場合はぜひ利用してみましょう。
契約する時の３つの注意点
コピー印刷費をおさえるためには、コピー機の契約をする前に次の3つを確認しましょう。
１．月額料金とサービス内容を確認をする
インク代、カウンター料金、コピー用紙代などが含まれているのかを確認しましょう。
２．契約期間の確認をする
契約期間は、プランにより1カ月、6カ月、1年、5年などバラツキがあります。
また、解約時に違約金がどれくらいかかるのか最初に確認をしましょう。
３．インクがなくなった時の対応を確認をする
インクがなくなってしまうと、特にオフィスの場合は大変不便です。インクを注文してから届くまでどれくらい日数がかかるのか、インク使用量には制限がないか、といった確認が必要です。
インク代はカウンター料金として支払う方法が最もお得、というのは以前の話です。これらの費用をすべて月額料金で済ませ、最も条件が良いプランで契約するのが、オフィスのコピー印刷費の最大の節約方法です。
印刷内容に合った契約プランを選ぶ事でさらに節約できる！
印刷枚数が毎月1,000枚以上あり、かつ品質重視ではない場合は、印刷し放題のみの契約がおすすめです。写真などのフルカラー印刷が多い場合は、スマートチャージのみ、または印刷し放題とスマートチャージの併用がおすすめです。
- どんなプランがあるのか知る
- プラン内容を詳しく知る
この2つを業者任せにせず、しっかり調べて契約内容を理解すれば、自分のオフィスに最適な契約プランを選ぶことが出来ます。ひいては、オフィスのコストを効果的に削減することに繋がります。
ぜひ、こちらでご紹介した情報を参考に、あなたのオフィスのコピー印刷費を削減してくださいね！
