オフィスの経費は人数が多ければ多いほど減らしにくいものですが、それを確実に達成することによって収益性が高まるのは間違いありません。ここではコストの高い順のランキングを10位までご紹介して、経費削減可能かをチェックしていきましょう。

オフィスの中の2大電力消費アイテム

毎日仕事をするオフィスの中で必ず使わなければならず、さらに始業時から終業時まで着けっぱなしにすることも多いのがエアコンと照明ではないでしょうか?

エアコンの場合は一年中使わないと思われがちですが、オフィスフロアーではOA機器の管理のために意外にずっと着けられている場合も多いのです。

また、照明についてもあらゆる場所に設置されていることから、管理費が大きくかさむ傾向にあります。ここではオフィスにとって最も経費がかさむエアコンと照明の電気代を分析しましょう。

オフィス経費のコスト高い順ランキング第1位〜エアコン

エアコンの電気代について、企業オフィスの場合は就業時間に合わせて着けることはもちろん、職場の体制によってはサーバールームなどで24時間エアコンを使うケースもあります。

エアコンを着けている時間が非常に長い場合は、電気代を減らすためには温度調節をまめにしなければなりません。一般的にエアコンの設定温度を1℃調節すると、そのエアコンの運転に掛かった電気代の10%は削減できることはすでに常識です。

オフィスの場合は電気代も業務契約でされているので、1キロワットアワーで17円ほどの単価で安くなっていることも多いのでしょう。

しかし、室温が高くなったり低くなったりすると毎回エアコンを消すよりも、温度調節をまめにすることでさらに安定した節電効果が見込まれます。

オフィス経費のコスト高い順ランキング第2位〜照明

照明は仕事には決して欠かせないものですが、多くの職場ではまだまだ初期投資の安い蛍光灯を使用されています。照明の数が圧倒的に少ない事業所であればそれでも良いのでしょうが、オフィスのようなかなりの数の照明のある職場になると長期的にはかなりの出費となるのです。

ここで非常に役立つのがLED照明です。電気代だけで見ても、蛍光灯の少なくとも60%程度は削減できるのですから驚きでしょう。5年などの複数年運営によって初期投資も回収できることが多くなります。

LEDは初期投資が蛍光灯の10倍ほど掛かるために、大規模な工場などでは導入を躊躇することもあるでしょう。しかし、オフィスの場合は熱を出さないLEDに変えることで室温も低くなり、エアコンの設定温度も夏は低くできる相乗効果が期待できるのです。

OA機器本体はオフィス経費で固定になりがち

また、日本に数多く存在するオフィスの中で一時的に非常に大きな固定費になりがちなのは、OA機器などの本体になるでしょう。今やオフィスにおける事務作業には欠かすことのできない存在となっています。

特にパソコンは会社にとって毎日使う上に初期費用も非常に高く、コピーやファックスを行う複合機に関しても毎月に維持費用は決して馬鹿にならないのです。ここでは、OA機器に関するコスト事情と節減について詳しく見ていきましょう。

オフィス経費のコスト高い順ランキング第3位〜パソコン

近年のパソコンはマルチメディア対応が主流になったこともあって、相対的に高価なパソコンが増えてきました。しかし、オフィスで使用するパソコンになるとそのような機能の多いハイスペックのものは必要ありません。

個人パソコンと同じようにスタッフに配置していては、お金がいくらあっても足りないと言えるでしょう。

しかし最近はデスクトップパソコンにもかなり廉価のものが出てきていますし、通常なら8万円は掛かったものが4万から5万円で購入できるようになりましたのでこのようなタイプを積極的に取り入れて経費節減すべきです。

また、パソコンよりも意外に高くつくのが表計算や文書作成ソフトなどです。MSのオフィスを使うよりも、全く同じ機能が使える競合他社のソフトを使えば互換性もあって導入費用も1ライセンス数万円から数千円に大きくコストダウンできるのでおすすめと言えます。

オフィス経費のコスト高い順ランキング第4位〜複合機

さらに、毎月のリース料で処理していることも多い複合機ですが、導入するタイプによっては非常に高い費用になることも多いでしょう。しかし、複合機も最近はコンパクトで性能の高いものもあり、5万円も出せば非常に良いものが購入できるようになりました。

それでも、オフィスとなると大量に印刷することもあるので、高速印刷ができる複合機が求められるようになります。

この場合はモノクロだけに絞ることで、50万円以下の非常にスペックの高い複合機を購入できるのです。カラー印刷一体型の複合機は100万円以上になるので、別個に安いカラー印刷機を数万円で購入する方が総額でずいぶんお得になるでしょう。

事務消耗品の中では非常に使用頻度が高い!

さて、オフィスにおける消耗品と言えば事務用品ですが、最近は文房具なども総務課などの部署で一括に厳しく保管していることも多いのですでにどこの企業も経費節減ができています。

また、同じ消耗品でも使用頻度がなかなか減らせないのがコピー用紙になりますが、それと同時に減っていくことも多いのがトナーインクになるでしょう。しかし、これらのアイテムは工夫一つで大きく無駄を省くことができるのです。

オフィス経費のコスト高い順ランキング第5位〜コピー用紙

コピー用紙はその紙質によって値段も非常に大きく異なるのですが、近年の500枚当たりのコピー用紙の単価減少は著しくて300円以下で購入できることも多くなっています。最近は数円単位で安くなっていることも珍しくないので、常に価格のチェックを進めていかなければなりません。

どうしても顧客との兼ね合いで質の良いコピー用紙を使わなければならない事情があるのは別にして、コピー用紙の場合はどんどん安いものに変えていくことが無難です。

また、コピーも基本は表に印刷しても裏への印刷に再利用するなど、徹底した再利用を進めることで同じコピー用紙を2倍活用できることになるでしょう。

オフィス経費のコスト高い順ランキング第6位〜トナーインク

さらに、コピー用紙と同じく定期的にまとまった出費となるのが、複合機などに使うインクトナーになります。特に大きめのトナーカートリッジは1万円から2万円することも一般的ですので、最大限にぎりぎりまで使っていかなければ大変な無駄になります。

通常このクラスのカートリッジですと6000枚程度の印刷やコピーが可能とされますが、実のところは印刷速度などを遅くすることでさらに数百枚ほど伸びることもあるでしょう。

また、パウダータイプのトナーカートリッジの場合は、消費していく度に内部でパウダーの偏りが生じてきます。そのため、定期的にカートリッジを振ってパウダーをサラサラにしておくことが重要です。

必要だと思っていても意外と無駄の多い通信機器

プライベートでも生活に欠かせない存在になった通信機器。スピードが求められる業務であれば、なおさらその重要性は認識されているはずです。

以前は携帯電話が絶対的な存在だったのですが、最近はスマホの出現とそれに付随する通信アプリなどの普及によって業界の構造が大きく変わってきています。

ここでは、通信機器における意外に無駄の多いコスト事情とその削減について触れていきましょう。

オフィス経費のコスト高い順ランキング第7位〜携帯電話

携帯電話が普及しだした頃はどこででもコミュニケーションができる利便性に重宝したものですが、最近は複雑な費用モデルが増えたことでコスト管理が非常にしにくくなってきました。

そこで最近は携帯電話を持っていても極力使用せず、格安のスマホにデータ通信SIMを入れてLINEやSKYPEなどのアプリで通信を行うパターンも多くなっているのです。

データ通信プランは3GBでも月額900円前後のものが多く、無料でアプリ通話できることで携帯電話によって通話するよりも大幅にランニングコストが節減できることになります。

会社からの呼び出しも日常的にスマホの無料アプリで行えば、その通信料の削減効果は計り知れません。

オフィス経費のコスト高い順ランキング第8位〜国際電話

商社系の会社のオフィスになると、国際電話などで海外顧客や海外拠点のスタッフとコミュニケーションすることもあります。しかし、当たり前に国際電話で通話していると数分で数百円の通話料金が取られることも少なくないのです。

しかし、現在はインターネットでも通信ができる時代ですので、基本的にはLINEを使った無料通話を国際電話に生かすことが可能になります。

国家によってはLINEを使うことが国から制限されていることもあり、特に中国などになるとWECHATなどの類似無料通話アプリを利用すれば中国全土の人間と無料で会話できるでしょう。

チリも積もれば山となる意外に無駄な経費

会社には普段わずかな経費であっても、積もれば非常に大きな経費になるものもあります。

オフィスにいると明らかにコストの高いものの削減に目が行きがちですが、ほんの少しの無駄を長期的に削減できなければ本来の意味で経費節減は達成されないのです。

ここでは、多くのオフィスで認識すらしていない無駄な経費をご紹介しましょう。

オフィス経費のコスト高い順ランキング第9位〜名刺印刷

営業職だけでなく、すべてのスタッフが持っている名刺。通常100枚をモノクロで印刷すると2,000円は最低でも取られるでしょう。

しかし、考えてみますと名刺用台紙は100円ショップにも売られている時代です。印刷屋の価格からみると、台紙の値段はほとんど掛かっていないということが分かります。

そのため、名刺は自分の会社のプリンターで印刷することでこれらの費用をすべて節約することができるでしょう。カラー印刷を印刷屋に外注すれば4,000円ほど支払うこともありますので非常に無駄な出費の1つなのです。

オフィス経費のコスト高い順ランキング第10位〜郵便代

そして、年間経費で考えるとかなりの削減が期待できるものとして郵便代が挙げられます。

基本的に多くのオフィスから送られる封書郵便代は、1通あたり82円から92円になりますが毎日100通以上送る必要があるのであれば、大口向けの料金として1割ほど郵便料が安くなるでしょう。

割引は1通当たり10円として、1日に1,000円になって1か月に約20,000円割引になります。年間でいえば240,000円の割引になって削減効果の大きさが分かるのです。

さらに後納郵便を利用することで経費の支出を遅らせることが可能になり、経費節減だけでなくて資金繰りにも大きく役立ってくれます。